IL DIRIGENTE DEL SERVIZIO

PREMESSO che con Deliberazioni della Giunta Regionale n. 604 dell’1.7.2008 e n. 680 del 24.7.2008 sono stati approvati i Manuali delle procedure dell’Autorità di Certificazione rispettivamente del POR FESR 2007-2013 e del PO FSE 2007-2013;

VISTO il Regolamento (CE) n. 1260/1999 del Consiglio dell’Unione Europea del 21 giugno 1999 recante disposizioni generali sui fondi strutturali;

VISTO IL Reg. (CE) n. 1081/2006 e s.i.m., del Parlamento Europeo e del Consiglio relativo al Fondo Sociale Europeo e recante abrogazione del regolamento (CE) n. 1784/1999;

VISTO il Reg. (CE) n. 1083/2006 e s.i.m., del Parlamento Europeo e del Consiglio recante disposizioni generali sul Fondo europeo di sviluppo regionale (FESR), sul Fondo sociale europeo (FSE) e sul Fondo ci coesione e che abroga il regolamento (CE) 1260/1999;

VISTO il Reg. (CE) n. 1828/2006 della Commissione recante modalità di applicazione del Regolamento (CE) 1083/2006 nel testo modificato dal Regolamento 846/09 della Commissione del 1 settembre 2009;

VISTE le Linee Guida sulle funzioni dell’Autorità di Certificazione per il periodo di Programmazione 2007 – 2013 – della Commissione Europea DG REGIO (COCOF 08/0014/00-EN);

CONSIDERATO che nei Manuali delle Procedure sopra richiamati è riportato nel paragrafo 1.6 “organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle unità”: La struttura sarà supportata da un Servizio di Assistenza Tecnica;

CONSIDERATO che il compito dell’Assistenza Tecnica, di seguito A.T., è di fornire un adeguato supporto all’Autorità di Certificazione dei Programmi PO FERS e FSE 2007/2013 – attraverso un affiancamento ad alto contenuto tecnico-specialistico, anche mediante la predisposizione di documentazione specifica e di strumenti operativi ad hoc;

TENUTO CONTO altresì, della necessità di formalizzare un quadro metodologico operativa relativo al coordinamento, alla supervisione ed al controllo del servizio svolto dall’Assistenza Tecnica, ove presente, dell’AdC ai Programmi Operativi Regionali FESR ed FSE;

RITENUTO pertanto opportuno procedere all’integrazione dei Manuali di cui in premessa, con la previsione di un quadro procedurale di riferimento nel quale possa trovare formalizzazione una metodologia per la supervisione dell’assistenza tecnica, ove presente, con salvezza comunque delle obbligazioni di cui ai relativi contratti specifici;

DETERMINA

- 1) di integrare i Manuali delle Procedure dell’AdC dei POR FESR e POR FSE 2007/2013, nel paragrafo 1.6, dopo la frase “La struttura sarà supportata da un servizio di Assistenza Tecnica” con l’inserimento del periodo che segue:

“Con salvezza di quanto ulteriormente previsto dai singoli contratti specifici con l’A.T., si indica di seguito il quadro metodologico di riferimento ai fini della metodologia operativa di supervisione, coordinamento e controllo da parte dell’AdC sull’A.T. ed alle cui procedure l’A.T. è tenuta ad uniformarsi.

L’Autorità di Certificazione svolge il coordinamento del servizio di Assistenza Tecnica (A.T.) fornendo metodologie e strumenti; in primis con la consegna all’A.T. del presente Manuale delle procedure dell’Autorità di Certificazione, che descrive le modalità di attuazione delle funzioni proprie dell’AdC di cui all’art. 61 del Regolamento (CE) n. 1083/2006.

Nello specifico l’A.T. dovrà garantire adeguato supporto all’AdC mediante un affiancamento tecnico specialistico alla struttura, anche attraverso la predisposizione di documentazione specifica, di report, di pareri e di strumenti operativi ad hoc (tabelle sull’avanzamento finanziario, reportistica, modulistica standard, verbali, check list, ecc.), per le seguenti macro attività di cui al presente Manuale:

- Verifiche di correttezza e fondatezza della spesa:

- acquisizione dell’attestazione e allegati dell’AdG ed esame di conformità degli stessi con i manuali;

- elaborazione delle eventuali richieste di integrazioni e rettifiche;

- riscontro finanziario e contabile degli importi;

- aggiornamento del registro dei recuperi;

- elaborazione dati ai fini della certificazione di spesa e domanda di pagamento – intermedia e finale – ed ai fini dell’inserimento nei sistemi informativi regionali/ministeriali/Igrue e dell’invio telematico delle stesse;

- Verifiche a campione su base documentale e di sistema:

- campionamento dei progetti;

- verifiche documentali sulle operazioni e verifiche documentali in loco ove necessarie;

- verifiche di sistema, ove dovute;

- elaborazione dei verbali e check list;

- Elaborazioni annuali delle previsioni di spesa e degli importi in attesa di recupero

- Tenuta informatizzata della contabilità

- Aggiornamento dei manuali ed, in generale dei sistemi di gestione e controllo, ove necessario

- Riconciliazione degli importi

- Comunicazioni ai soggetti interessati e/o coinvolti nei procedimenti di cui sopra;

- Verifiche contabili sui fondi/programmi tramite i servizi ragioneria.

L’Autorità di Certificazione pianifica il complesso delle attività da svolgere e lo comunica all’A.T. mediante crono-programmi di tutte le attività relative come dinanzi descritte. In particolare comunica prima di ciascuna certificazione della spesa, il cronoprogramma relativo alla verifica sulla fondatezza della spesa ed alle verifiche documentali da svolgere. Ove necessario comunica le tempistiche da rispettare correlate alle scadenze del processo di revisione del sistema di gestione e controllo del P.O.

L’Autorità di Certificazione acquisisce i verbali delle verifiche documentali e le check list elaborate dall’A.T., riscontra che gli stessi siano compilati e sottoscritti da parte dell’A.T. entro i termini della certificazione o comunque in tempo utile per i contraddittori con l’Autorità di Gestione e/o Organismo Intermedio del P.O.

Riscontra inoltre che nei verbali sia chiaramente indicato l’esito “Regolare” o “Irregolare” risultante dalle verifiche documentali, oltre alla dichiarazione di insussistenza di condizioni di conflitto di interesse da parte degli incaricati dall’A.T. allo svolgimento delle verifiche sulle operazioni campionate.

Qualora l’esito della verifica sia irregolare, l’A.d.C. si accerta della indicazione, nelle note dei verbali, del richiamo alle norme violate con tutti i riferimenti normativi nazionali e comunitari.

L’AdC verifica che l’A.T. alleghi ai verbali ed alla check list redatti come sopra indicato, la documentazione probatoria inerente le verifiche effettuate dall’A.T., acquista presso AdG/O.I. per l’operazione verificata.

L’A.d.C. acquisisce inoltre tutti i documenti di lavoro relativi allo svolgimento delle attività di propria competenza elaborati dalla Società di A.T.

Ai fini della verifica della documentazione acquisita si rimanda anche alla fase di controllo di qualità, di seguito descritta.

L’Autorità di Certificazione svolge attività di supervisione finalizzata alla verifica della corretta esecuzione del servizio reso dalla Società che fornisce assistenza tecnica attraverso la costante valutazione dell’adeguatezza del lavoro effettuato.

L’attività di supervisione si esplicita anche con l’analisi dei contenuti della relazione periodica prodotta dall’A.T. in riferimento ai vari stati di avanzamento, relativa alla descrizione delle attività rese di supporto tecnico specialistico fornito all’AdC ed al personale in servizio, con riferimento al riscontro tra il contenuto delle relazioni periodiche prodotte e le attività effettivamente rese; ciò anche ai fini della liquidazione delle fatture.

L’AdC convoca apposite riunioni periodiche per discutere in merito alla pianificazione delle attività, all’aggiornamento di metodologie e/o di strumenti di lavoro e al rispetto delle direttive sull’organizzazione, al rispetto delle scadenze delle attività da svolgere, al rispetto del sistema di archiviazione della documentazione prodotta; il tutto secondo un processo di pianificazione delle attività dell’AdC, esiti delle attività, follow up, aggiornamento metodologie/strumenti/tempistiche.

L’Autorità di Certificazione svolge attività di indirizzo da rispettare nell’archiviazione della documentazione prodotta: in particolare l’A.T. garantisce il rispetto delle modalità di archiviazione della documentazione presso l’AdC, come di seguito evidenziato: per ciascuna Domanda di Pagamento, si deve intestare un fascicolo che raccolga la e/o le dichiarazioni di spesa dell’AdG inerenti la Domanda di pagamento, la documentazione relativa all’istruttoria e le stampe IGRUE della Certificazione della Spesa e della Domanda di Pagamento.

Per ciascuna Domanda di Pagamento, inoltre, si deve intestare un ulteriore fascicolo che raccolga il verbale di campionamento, le comunicazioni di inizio attività, i verbali, le check list e la documentazione di ogni verifica documentale effettuata in base al campione estratto.

In archivio è inoltre conservato ed aggiornato, in caso di variazioni, il registro ex art. 61 lett. f) Reg. (CE) n. 1083/2006, delle irregolarità, degli importi ritirati, degli importi sospesi, dei recuperati, dei recuperi pendenti e degli importi non recuperabili.

L’Autorità di Certificazione svolge un’attività di controllo di qualità al fine di garantire che l’attività svolta dall’A.T. sia affidabile. Sia le verifiche di sistema che le verifiche sulle operazioni, sono svolte dall’A.T. ove presente. L’AdC svolge le verifiche di sistema congiuntamente all’A.T. con conseguente contestuale condivisione di metodologia ed esiti. Il personale assegnato al Servizio AdC affianca - ove possibile in relazione alle tempistiche delle attività del Servizio comunque da svolgere in relazione alla certificazione in scadenza - l’A.T nelle verifiche documentali e nelle verifiche documentali in loco ove necessarie. In ogni caso la metodologia di lavoro e gli esiti delle verifiche documentali vengono condivisi prima della certificazione delle spese e delle domande di pagamento. L’AdC verifica la corretta esecuzione delle attività svolte dall’A.T., con particolare riferimento al rispetto della regolarità delle tempistiche di esecuzione delle diverse attività assegnate all’A.T., nonché rispetto alla completezza della documentazione dalla stessa prodotta e congruenza dei contenuti. In tal senso l’AdC ha accesso a tutti i documenti prodotti dall’A.T. in relazione all’incarico affidato, al fine di svolgere i controlli di qualità finalizzati ad avere una ragionevole certezza che il lavoro svolto dall’A.T. sia affidabile. L’A.T. è tenuta a rimettere all’AdC verbali provvisori con particolare riferimento alle verifiche documentali, laddove quelli definitivi non siano completamente e compiutamente predisposti in tempo utile per certificazione delle spese e per la domanda di pagamento. La presente fase di supervisione e di controllo di qualità è particolarmente connessa alla fase sopra descritta di acquisizione dei verbali e check list”.

- 2) di dare atto che il presente provvedimento non rientra tra quelli sottoposti alla pubblicazione di cui all’art. 18 D.L. 83/2012;

- 3) di trasmettere copia del presente provvedimento alla Direzione Riforme istituzionali, Enti Locali, Bilancio, Attività Sportive.

IL DIRIGENTE DEL SERVIZIO

Dott.ssa Francesca Iezzi